Hvordan håndtere private kjøp for bedriftens regning

Det hender at du som bedriftseier må ty til eget kredittkort for å dekke bedriftens behov. Årsakene kan være mange, som glemt bedriftskort eller uventede utgifter som må tas hånd om umiddelbart. Selv om det i øyeblikket løser problemet, krever det at du etterpå tar skritt for å sikre at bedriftens bokføring blir korrekt og oversiktlig. Her er en enkel guide for hvordan du effektivt kan ordne opp i private utlegg som er gjort for bedriftens regning.

3/5/20241 min lese

a person holding a green card next to a calculator

Dokumenter kjøpet

Alltid sørge for å ta vare på kvitteringer eller fakturaer. Dette er din dokumentasjon på at kjøpet er gjort, hva det omhandler, og hva det har kostet. Uten denne dokumentasjonen vil det være vanskelig å gjøre en korrekt registrering i regnskapet.

Registrering av kjøpet

Når du har dokumentasjonen på plass, må kjøpet registreres som en utgift i bedriftens regnskap. Utgiften føres på den relevante kontoen, avhengig av hva kjøpet gjelder. Dette kan være alt fra kontorrekvisita til reisekostnader. Samtidig oppretter du en fordring på deg selv for å vise at bedriften skylder deg disse pengene tilbake.

Refundering av utlegg

For å få refundert beløpet du har lagt ut, er det et par alternativer:

Direkte refusjon: En enkel bankoverføring fra bedriftens konto til din personlige konto vil justere for fordringen og samtidig redusere bedriftens bankbeholdning tilsvarende.
Lønnstillegg: En annen metode er å inkludere utlegget som et tillegg i din neste lønnsutbetaling. Dette vil kreve en justering i lønnsregistreringene.

Eksempel på hvordan det bokføres:

Anta at du har lagt ut 1500 kr for nødvendig programvare:

Ved utlegg: Debet "Programvare" (utgiftskonto) 1500 kr, og Kredit "Fordring eier" (balansekonto) 1500 kr.

Når du får refundert pengene:

Ved direkte refusjon: Debet "Fordring eier" (balansekonto) 1500 kr, og Kredit "Bank" (aktiva) 1500 kr.

Viktigheten av å holde orden

Å holde orden på private kjøp gjort for bedriftens regning er essensielt for å opprettholde en klar og korrekt bokføring. Det sikrer at bedriftens finanser er transparente, og at du som eier kan skille personlige og bedriftsmessige utgifter fra hverandre.

Selv om det kan oppstå situasjoner hvor personlige midler må benyttes for bedriftens utgifter, viser denne guiden at det med riktig dokumentasjon og registrering, er en håndterbar situasjon som enkelt kan ordnes opp i. Det bidrar til å holde bedriftens regnskap ryddig, og sikrer at du som bedriftseier har oversikt over bedriftens faktiske utgifter. I noen tilfeller kan det også være lurt å ta kontakt med en regnskapsfører for å sikre at alt blir gjort i henhold til gjeldende lover og regler.